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Wichtige E-Mails? Einfach in der Inbox aufbewahren. Wird schon passen. Kann man so machen, sollte man aber nicht. Erst recht nicht als Unternehmen. Viel mehr sollte professionelle Archivierung von E-Mails in Unternehmen tatsächlich zu den Top-Prioritäten von Entscheidern und IT-Verantwortlichen gehören. Wir zeigen auf, wie das ungeliebte Thema zum Treiber für das Business wird.

 

Warum müssen Unternehmen E-Mails archivieren?

Lediglich Rechnungen sind zu archivieren? Falsch. Unternehmen sind (etwa entlang den GoBD) verpflichtet, ihre gesamte geschäftsrelevante (bzw. steuerrelevante) Korrespondenz ordnungsgemäß aufzubewahren. Keine steuerlich relevanten Daten dürfen verloren gehen.



 

Also müssen nicht nur E-Mails mit Rechnungen, sondern alle eingehenden und ausgehenden E-Mails mitsamt Anhängen archiviert werden; auch Anfragen, Angebote, Auftragserteilungen, Rückabwicklungen, Lieferbescheinigungen uvm.

Wichtig dabei: E-Mails müssen stets in ihrer ursprünglichen Form wiederhergestellt werden können. Dabei muss das Archiv sicherstellen, dass E-Mails unverändert archiviert werden. Geschützt vor jeglicher Manipulation.

Die Sache mit den privaten E-Mails

Erlauben Sie Ihren Mitarbeitenden geschäftliche E-Mail-Accounts auch für private Korrespondenz zu nutzen? Dulden Sie die private Nutzung? Oder – was fast die Regel ist – es besteht Wildwuchs zwischen privater und geschäftlicher Nutzung?

Fest steht: Wird das E-Mail-Postfach privat genutzt, nimmt das Unternehmen die Rolle eines Telekommunikationsdienstleisters ein. Es greift das Telekommunikationsgesetz. In Folge gelten die Pflichten des Fernmeldegeheimnisses, denen das Unternehmen dann unterliegt.

Entsprechend ist die automatische Archivierung von privaten E-Mails so nicht erlaubt.

Das Problem mit "Wir archivieren automatisch alles"

Ja gut, dann einfach automatisch alle E-Mails archivieren? Etwa durch eine zentrale Archivierungslösung? Automatisch alle E-Mails archivieren klingt erstmal nach einer guten Lösung, wirft aber direkt ein neues Problem auf: Diese Praxis führt zum Konflikt mit dem Datenschutz.

Beispiel: Bewerbungs-E-Mails. E-Mails von Bewerbern mit Lebenslauf und Co. enthalten personenbezogene Daten. Zum Zweck der Verarbeitung ist erstmal alles klar, anschließend sind die mittlerweile sehr strengen Vorgaben zum Umgang mit personenbezogenen Daten anzuwenden. Es gilt die Anwendung der EU-DSGVO.

Folglich führt kein Weg daran vorbei, Archivierung von E-Mails regelbasiert abzubilden. Diese Regeln müssen korrekt aufgesetzt und konsequent angewendet werden.

Sie ahnen es bereits: "Dieses E-Mail-Archiv erfüllt die EU-DSGVO." lässt sich also in der Praxis pauschal nicht sagen. Nicht die eingesetzte Lösung, sondern die professionelle Konfiguration des Mail-Archivs entscheidet.

Moment, ich hab doch Office 365?

Office 365 bietet doch eigene E-Mail-Archivierungsfunktionen. Wofür braucht es dann noch ein separates E-Mail-Archiv? Die Frage ist so einfach, wie ihre Beantwortung kompliziert.

Wie immer sind neben Compliance- und Rechtsvorgaben auch unternehmensspezifische Anforderungen zu berücksichtigen. Unter anderem:

  • Aufwand für Implementierung, Setup und Einrichtung mit O365,
  • allgemein Speicherplatz und Speicherplatzbegrenzungen,
  • individuelle Anforderungen an Suche, Geschwindigkeit und Handhabe mit archivierten E-Mails,
  • Verwaltungsaufwand und Prozessperspektive im Umgang mit einzelnen E-Mails,
  • garantierte Manipulationssicherheit,
  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und definitive Rechtssicherheit,
  • und natürlich die Perspektiven Ausfallsicherheit und Kostenaufwand,
  • sowie möglicherweise die datenschutzrechtlich brisanten Fragestellungen rund um den US-Cloud-Act.
 

Geschäftsrelevante E-Mails und ihre Archivierung sind kein Thema nur für die IT
 

Klartext: Warum ist das E-Mail-Archiv kein Thema für die IT, sondern eins für das Business?

E-Mails speichern den Großteil des geistigen Eigentums einer Unternehmung. Entsprechend offensichtlich, dass das Thema E-Mail-Archiv nicht unterschätzt oder einfach an die IT weg-delegiert werden sollte.

Die wichtigsten Gründe, weswegen E-Mail-Archivierung so relevant für das Kerngeschäft ist:

 

Rechtssicherheit gewährleisten

Der Gesetzgeber schreibt Archivierung von E-Mails vor. Nichtbeachtung der Archivierungspflichten würde mit empfindlichen Strafen bis hin zur persönlichen Haftung der Unternehmensführung einhergehen. Erst das Betreiben einer revisionssicheren Archivierungslösung ermöglicht die Einhaltung rechtlich relevanter Vorschriften.

E-Mail-Archiv als Schutz vor Datenverlust

Eine Lösung für regelmäßige (E-Mail-Server-)Backups reicht mit Blick auf die Pflichten der E-Mail-Archivierung nicht aus. Ein Backup ersetzt kein rechtskonformes Archiv. Während ein Backup nur zu bestimmten Zeiten am Tag durchgeführt wird, sind Inhalte, die in der Zwischenzeit hinzukommen oder verändert werden, nicht im Backup enthalten. Nur ein revisionssicheres E-Mails-Archiv steht für die vollständige und manipulationssichere Aufbewahrung.

E-Mail-Server entlasten

Vor nicht allzu langer Zeit waren E-Mail-Postfächer bei gängigen E-Mail-Anbietern noch auf wenige Megabyte beschränkt. Wenngleich dies heute unvorstellbar scheint, sind Postfachbegrenzungen immer noch ein Thema. Binnen weniger Tage und Monate wächst das Postfach eines jeden Mitarbeiters rasant. Dafür wird eine Menge Speicherplatz auf E-Mail-Servern belegt. Werden nun E-Mails systematisch aus dem Postfach ins Archiv überführt kann der benötigte Speicherplatz auf dem E-Mail-Server wieder reduziert.

Wirtschaftlichkeit im effizienten Umgang mit Informationen

E-Mails sind heute für jedes Unternehmen der wesentliche Kommunikationskanal für business-relevante Informationen. E-Mails enthalten nicht nur Tagesaktuelles sondern auch Informationen, die erst zu einem wesentlich späteren Zeitpunkt (wieder) relevant werden. Groupware-Lösungen und E-Mail-Systeme, mit denen sie die Bearbeitung von E-Mails realisieren, sind nicht für diese langfristige Speicherung konzipiert. Entsprechend ist der funktionale, schnelle und nahtlose Umgang mit auf lange Zeit relevanten E-Mails ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Kerngeschäft.



 

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