DSGVO-konform Daten verschicken in Unternehmen: Enterprise File-Sharing

Spätestens seit Dropbox, iCloud & Co die Einfachheit in der Nutzung von Cloud-Speicherdiensten auf ein neues Niveau gehoben haben, steht sicherer Datenaustausch in Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Unternehmen stehen in der Pflicht, ihren Mitarbeitern einfache Enterprise-File-Sharing-Lösungen anzubieten. Es gilt, Dateien und Daten DSGVO-konform zu verschicken.

Mitarbeiter müssen in der Lage sein, effizient und unkompliziert große Dateien schnell und einfach verschicken zu können. Nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch im Austausch mit Externen.

Ob Geschäftspartner, Dienstleister, Lieferant, Freelancer (uvm.) – Der sichere Datenaustausch in Unternehmen (DSGVO-konform) wird zum Nadelör für die (virtuelle) Zusammenarbeit von Teams und in Projekten.

Seit dem Inkrafttreten der EU-DSGVO (im Mai 2018) gelten verschärfte Regeln rund um die Datenspeicherung und -bearbeitung. Dies betrifft auch den Datenaustausch.

Der Arbeitsalltag wird branchenübergreifend immer datenintensiver. Um produktiv arbeiten zu können, muss eine geräteunabhängige, schnelle und intuitive Lösung zum Datenaustausch für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

Gleichzeitig gilt es, konsequent DSGVO-konform zu sein und Einhaltung der EU-DSGVO sicher zu stellen. Wie gelingt der Spagat?

Daten verschicken: Was ist im Unternehmen zu beachten?

Für rein persönliche oder familiäre Verarbeitung von Daten gilt die EU-DSGVO nicht. Die DSGVO gilt für behördliche und geschäftsmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der EU. Unternehmen sind also in der Pflicht, bei der Auswahl ihrer File-Transfer-Lösung die Anwendung der DSGVO zu beachten.

Es bleibt also unverzichtbar bei möglichen Lösungen den genauen Blick auf Datenschutz und Datensicherheit zu werfen.

Häufige Frage: Wo stehen die Server? Die beliebten Online-Speicherdienste wie iCloud von Apple haben ihre Server in den USA.

Werden alle Daten konsequent vollumfänglich Ende-zu-Ende verschlüsselt? Nur Transportverschlüsselung dürfte in vielen Fällen als nicht ausreichend angesehen werden.

Auch die jeweiligen Nutzungsbedingungen sollten stets genau geprüft werden.

Viele der alltäglichen Online-Dienste sind nämlich ausschließlich für den privaten Gebrauch bestimmt. Wird nur privater Gebrauch in den schnell weg geklickten Nutzungsbedingungen gefordert?

Und wie steht es eigentlich um einen möglicherweise erforderlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)?

Werden all diese (und noch viele weitere) Fragen zur Verarbeitung von Daten im Unternehmen konsequent gestellt, sollte sich die offizielle Nutzung der meisten Online-Speicher-Dienste im Unternehmenskontext schnell erledigt haben.

Enterprise File Sharing = Auflösung von Datensilos + zentrale Datenspeicherung

Auch nach Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung kommt die größte Herausforderung für Unternehmen nicht aus Brüssel. Sie entsteht vor Ort, im Unternehmen selber.

Die Rede ist von sogenannten Datensilos. Sie entstehen schnell, wachsen über die Jahre rasant und werden irgendwann zu einem Problem: Informationen, die mehrfach und an unterschiedlichen Stellen gespeichert werden.

Solch dezentrale Datenspeicher sind keine Seltenheit. Unabhängig davon, ob Systeme nicht miteinander harmonieren, Schnittstellen fehlen oder unterscheidliche Departments und Abteilungen völlig getrennt voneinander mit Informationen und Dateien arbeiten – Isolierte Datentöpfe werden nebeneinander betrieben.

Das kann schnell zum Problem werden. Datensilos erschweren beispielsweise die Auskunft nach sensiblen Personendaten oder auch die zugehörige Löschung – was zwei zentrale Anforderungen der EU-DSGVO sind.

Enterprise-Filesharing-Tools verbinden mehrere Systeme mit Schnittstellen. Dadurch können sie die Mehrfachspeicherung von Daten verhindern. Damit gewährleisten die (speziell auf Business-Bedürfnisse ausgerichteten) Tools in Unternehmen die sichere und zentrale Datenverwaltung.

Flexibilität und Katalysator für die erfolgreiche Zusammenarbeit

Neue Arbeitsmodelle, mehr Mobilität, flexible Arbeitsplätze, Kollaboration und Teamwork über Zeitzonen und Kontinente hinweg – in modernen Unternehmen sind leistungsstarke Tools zum Informationsaustausch unverzichtbar.

Technologisch ausgereifte Lösungen für den schnellen und sicheren Datenaustausch innerhalb und außerhalb der Grenzen der Organisation sind eine wichtige Stellschraube für die erfolgreiche Zusammenarbeit von Teams.

Mit einem feingranularen Berechtigungskonzept, individuell anpassbaren Verwaltungsrollen und einer Infrastruktur entlang der Kundenwünsche (als Cloud-, On-premise- oder Hybrid-Variante) sind Unternehmensdaten vor dem Zugriff durch Unbefugte nachhaltig geschützt.

Zukunftsfähigkeit der IT-Infrastruktur

Enterprise-File-Sharing löst nicht nur private (und vielleicht gar nicht den Compliance-Richtlinien entsprechende) Cloudspeicher, USB-Sticks und physische Speicherträger ab, sondern ersetzt auch veraltete Filesysteme.

Damit gehören auch die unnötig störenden Dateigrößen-Begrenzungen in Mailservern der Vergangenheit an.

Das Thema Pflicht zur E-Mail-Verschlüsselung durch die DSGVO wird ebenfalls berücksichtigt durch nahtlose Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

CYQUEO empfiehlt DRACOON – Maximal sichere Datenräume

DRACOON ist die führende deutsche Business-Lösung für den sicheren Datenaustausch in Unternehmen. DRACOON integriert Datenschutz bereits bei der Erarbeitung eines Datenverarbeitungs-vorgangs – nach dem Grundsatz Privacy by Design und Privacy by Default.

DRACOON erfüllt als eine der ersten Lösungen alle Anforderungen der EU-DSGVO.

Jetzt einmal im Klartext: Worauf kommt es an bei der Einführung von Enterprise-File-Sharing im Unternehmen?

• Einfache Implementierung, schneller Rollout
• Intuitive Bedienbarkeit
• Minimaler, bestenfalls sogar kein Schulungsaufwand
• Akzeptanz der Nutzer zur Vermeidung von Shadow-IT
• DSGVO-Konformität der Lösung

Vorteile von DRACOON

Aus der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sehen wir als zentrales Kriterium bei der Einführung von Enterprise-File-Sharing: die Akzeptanz der Nutzer.

DRACOON ist absolut intuitiv zu bedienen. Das anpassbare Branding der Oberfläche sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter schnell zuhause fühlen. Gleichzeitig können sie sich direkt eigenständig orientieren, zurechtfinden und die Anwendung sofort für den Austausch von Daten verwenden.

Mit DRACOON können Zugriffsrechte einfach und granular an Mitarbeiter, sowie an Externe (Projektpartner, Dienstleister, Freelancer etc.) vergeben werden.

Mit dem Gütesiegel „Cloud Service Made in Germany“ steht DRACOON für hohes Niveau in der Cloud-Sicherheit: Entwickelt in Deutschland, garantiert DRACOON (anders als mancher Anbieter aus dem Ausland) die strikte Einhaltung der deutschen Rechtsprechung für Datenschutz und Datensicherheit.

Einen ausführlichen Test des DRACOON-Business-Cloud-Speichers finden Sie auch auf trusted.de

Fazit: Mit DRACOON als Enterprise-File-Sharing-Lösung gewährleisten Unternehmen höchstmögliche Datensicherheit. Dadadurch wird ein wichtiger Schritt für mehr DSGVO-Konformität sichergestellt.

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Lange Rede, kurzer Sinn: Testen Sie DRACOON kostenlos – im kompletten Funktionsumfang der Vollversion.

Gerne unterstützen wir Sie bei einem kurzen Proof-of-Concept. Die Lösung ist einfach erklärt, der Start gelingt superschnell.

Insbesondere die einfache Einführung von DRACOON überzeugt Kunden regelmäßig. Der sichere Datenaustausch in Unternehmen kann sofort beginnen: Der Rollout an die End-User im Unternehmen ist mit DRACOON binnen kurzer Zeit erledigt.